Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Flow Zenith
Aleksej Vasilev
Havemannstraße 23
12689 Berlin
Deutschland
E-Mail: AleksejVasilev@optimierung2026.onmicrosoft.com

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unserer Website, unserer Kommunikation sowie der Erbringung unserer Dienstleistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht und wie lange die Daten gespeichert werden.

3. Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch technische Informationen verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• aufgerufene Seiten und Dateien

• Browsertyp und Browserversion

• verwendetes Betriebssystem

• Referrer-URL

• Spracheinstellungen

• übertragene Datenmenge

• technische Status- und Zugriffsinformationen

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität sowie zur Erkennung und Behebung technischer Fehler.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website.

4. Hosting

Unsere Website wird bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben.

Im Rahmen des Hostings können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die bei der Nutzung unserer Website anfallen. Hierzu können insbesondere IP-Adressen und technische Zugriffsdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unserer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit der Hosting-Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Kontaktformular oder über einen anderen von uns bereitgestellten Kommunikationsweg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name und Vorname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer, sofern angegeben

• Unternehmen

• Position oder Funktion

• geschäftliche Kontaktdaten

• Inhalt der Kommunikation

• Anhänge und sonstige übermittelte Informationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen.

6. Geschäftliche Kommunikation und Geschäftsbeziehungen

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, Ansprechpartnern von Unternehmen, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name

• geschäftliche E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Unternehmen

• Position oder Funktion

• sonstige geschäftliche Kontaktdaten

• Kommunikationsdaten

• Vertragsdaten

• Angebotsdaten

• Rechnungsdaten

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen, Erstellung von Angeboten, Durchführung von Verträgen, Erbringung unserer Dienstleistungen, Rechnungsstellung und Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Verarbeitung von E-Mail-Metadaten im Rahmen unserer Dienstleistungen

Im Rahmen unserer Dienstleistungen zur Optimierung und automatisierten Archivierung von E-Mail-Prozessen kann es erforderlich sein, bestimmte technische E-Mail-Metadaten aus dem E-Mail-System des Kunden zu verarbeiten.

Hierzu können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse des Absenders

• E-Mail-Adresse des Empfängers

• E-Mail-Adressen von CC-Empfängern, soweit erforderlich

• Betreffzeile

• E-Mail-Domain

• Datum und Uhrzeit der E-Mail

• technische Identifikations- und Zuordnungsdaten

• sonstige für die vereinbarte technische Verarbeitung erforderliche E-Mail-Metadaten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Dienstleistung.

8. Kein Zugriff auf E-Mail-Inhalte und Anhänge

Im Rahmen der beschriebenen automatisierten E-Mail-Verarbeitung werden ausschließlich die für die jeweilige Funktion erforderlichen E-Mail-Metadaten abgerufen und verarbeitet.

Der Inhalt der E-Mail (Body) wird nicht abgerufen, nicht heruntergeladen und nicht verarbeitet.

E-Mail-Anhänge werden ebenfalls nicht abgerufen, nicht heruntergeladen und nicht verarbeitet.

Eine Übermittlung von E-Mail-Inhalten oder E-Mail-Anhängen an Flow Zenith oder an externe Analyse- oder API-Dienste findet im Rahmen dieser Funktion nicht statt.

Die technische Verarbeitung ist auf die erforderlichen E-Mail-Metadaten beschränkt.

9. Automatisierte Zuordnung und Auswertung

Die verarbeiteten E-Mail-Metadaten können automatisiert ausgewertet werden, um beispielsweise E-Mail-Domains Unternehmen bzw. einer vom Kunden verwendeten Kurzbezeichnung zuzuordnen.

Hierzu können insbesondere Absenderadresse, Empfängeradresse, Betreffzeile und Domaininformationen verarbeitet werden.

Die daraus erzeugten Zuordnungen und Ergebnisse dienen ausschließlich der vereinbarten technischen Einrichtung, Optimierung und automatisierten Organisation bzw. Archivierung von E-Mail-Daten.

10. Verarbeitung strukturierter Daten

Für die technische Verarbeitung können die aus dem E-Mail-System gewonnenen Metadaten vorübergehend in strukturierten Datenformaten gespeichert und verarbeitet werden.

Hierzu kann insbesondere das Dateiformat JSONL (JSON Lines) verwendet werden.

Die strukturierten Datensätze enthalten ausschließlich die für die jeweilige technische Verarbeitung erforderlichen Informationen und keine E-Mail-Inhalte oder E-Mail-Anhänge.

11. Nutzung von Google APIs und KI-gestützten Diensten

Zur automatisierten Auswertung der zuvor beschriebenen E-Mail-Metadaten können Google APIs und KI-gestützte Dienste von Google eingesetzt werden.

Dabei können die für die jeweilige Auswertung erforderlichen strukturierten Daten, insbesondere aus JSONL-Dateien, an die entsprechenden Google-Dienste übermittelt und dort verarbeitet werden.

Welche konkrete technische Ausführung bzw. welches verfügbare Modell eingesetzt wird, kann sich abhängig von der technischen Verfügbarkeit und den Anforderungen der jeweiligen Verarbeitung ändern.

Es werden ausschließlich die für den jeweiligen Auswertungszweck erforderlichen Daten übermittelt.

E-Mail-Inhalte (Body) und E-Mail-Anhänge werden im Rahmen dieser Verarbeitung nicht an Google übermittelt.

Die Nutzung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der vereinbarten technischen Auswertung und nicht zur Erstellung eigener Kundenprofile oder zu Werbezwecken.

12. Technische Verfahren

Zur Durchführung unserer Dienstleistungen können verschiedene technische Verfahren eingesetzt werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• automatisierte Abfragen aus dem E-Mail-System des Kunden

• HTTP-Anfragen

• Verarbeitung strukturierter Daten

• JSONL-Dateien

• Google APIs

• KI-gestützte Auswertungsverfahren

• automatisierte Zuordnung und Klassifizierung von E-Mail-Metadaten

Die konkret eingesetzten technischen Verfahren können abhängig von der jeweiligen Dienstleistung und der technischen Verfügbarkeit angepasst werden.

Die Verarbeitung wird dabei auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten beschränkt.

13. Löschung von Arbeitsdaten

Die im Rahmen der Installation, Einrichtung und Konfiguration eines Moduls erzeugten technischen Arbeitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der vereinbarten Arbeiten erforderlich ist.

Dies kann insbesondere temporär erzeugte strukturierte Datensätze, JSONL-Dateien sowie daraus erzeugte technische Ergebnisse und Zuordnungen umfassen.

Nach erfolgreicher Installation und Einrichtung des Moduls sowie nach Übergabe und Abnahme der vereinbarten Leistung durch den Kunden werden die für die Installation und Einrichtung nicht mehr benötigten Arbeitskopien und temporären Daten von uns gelöscht.

Die Löschung erfolgt grundsätzlich nach der Abnahme, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben von dieser Löschung unberührt.

14. Zweckbindung

Die im Rahmen der Installation und Einrichtung erhaltenen oder erzeugten Daten werden ausschließlich zur Erbringung der mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Dienstleistungen verarbeitet.

Eine Nutzung dieser Daten für eigene Werbezwecke, den Verkauf von Daten, die Erstellung eigener Kundenprofile oder andere vom jeweiligen Auftrag unabhängige Zwecke findet nicht statt.

15. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Technisch notwendige Cookies können eingesetzt werden, soweit sie für den Betrieb und die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen der Website erforderlich sind.

Nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere zu Analyse-, Marketing- oder Werbezwecken, werden nur eingesetzt, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese Technologien erst nach Erteilung der Einwilligung aktiviert.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder angepasst werden.

16. Analyse- und Statistikdienste

Sofern Analyse- oder Statistikdienste eingesetzt werden, können Informationen über die Nutzung unserer Website verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere technische Geräteinformationen, IP-Adresse, Browserinformationen, aufgerufene Seiten, Nutzungsdauer, Herkunft des Besuchs und Interaktionen mit der Website gehören.

Soweit für den Einsatz eines solchen Dienstes eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

17. Eingebettete Inhalte und externe Inhalte

Unsere Website kann Inhalte oder Funktionen externer Anbieter einbinden, beispielsweise:

• Karten

• Videos

• Schriftarten

• Social-Media-Inhalte

• Terminbuchungssysteme

• sonstige externe Inhalte und Funktionen

Beim Aufruf solcher Inhalte kann eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt werden. Dabei können insbesondere IP-Adresse und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Einbindung erst nach Erteilung der entsprechenden Einwilligung.

18. Social Media

Sofern auf unserer Website Links zu sozialen Netzwerken oder Social-Media-Plattformen bereitgestellt werden, handelt es sich grundsätzlich um externe Links.

Eine Datenübertragung an die jeweilige Plattform erfolgt bei einem einfachen Link grundsätzlich erst, wenn Sie den Link anklicken und die entsprechende Plattform aufrufen.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den jeweiligen Plattformen gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

19. Terminvereinbarung

Sofern wir eine Möglichkeit zur Online-Terminvereinbarung anbieten, können dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für die Vereinbarung und Durchführung des Termins erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Terminzeitpunkt und weitere freiwillig übermittelte Angaben gehören.

Soweit hierfür ein externer Dienstleister eingesetzt wird, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch diesen Anbieter erfolgen.

20. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können im Rahmen der jeweiligen Verarbeitungszwecke an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und IT-Dienstleister

• Cloud- und Softwareanbieter

• E-Mail- und Kommunikationsanbieter

• API-Anbieter

• Steuerberater und sonstige berufliche Dienstleister

• Zahlungsdienstleister

• Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

21. Übermittlung in Drittländer

Im Rahmen der Nutzung bestimmter Dienste kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, soweit die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Hierzu können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich zulässige Garantien dienen.

22. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder sonstiger unbefugter Verarbeitung zu schützen.

Die Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik und der bestehenden Risiken regelmäßig überprüft und angepasst.

23. Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

24. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer Website und unserer Dienstleistungen grundsätzlich nicht statt.

25. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO

• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

26. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Sie können sich insbesondere an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Sitzes des Verantwortlichen wenden.

27. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Grundsätzlich besteht keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung, uns personenbezogene Daten über diese Website bereitzustellen.

Für die Anbahnung oder Durchführung bestimmter Geschäftsbeziehungen oder Dienstleistungen kann die Bereitstellung bestimmter Daten jedoch erforderlich sein.

Eine Nichtbereitstellung kann dazu führen, dass eine Anfrage nicht bearbeitet oder eine vereinbarte Dienstleistung nicht durchgeführt werden kann.

28. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten technischen Verfahren, externe Dienstleister oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: August 2026